Pilotprojekt in Baden-Württemberg: JVA Heilbronn verwaltet Unterlagen ab sofort elektronisch 

Das Heilbronner Gefängnis startet die Einführung der elektronischen Verwaltungsakte (eVerwaltungsakte). Damit ist die Anstalt Vorreiter für alle 22 Justizvollzugseinrichtungen des Landes, die laut dem Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg noch in diesem Jahr folgen sollen. 

„Es ist ein historischer Moment“, sagt Andreas Vesenmaier, Leiter der Justizvollzugsanstalt (JVA) Heilbronn. „Auch wenn unser Gebäude von außen alt wirkt, setzen wir innen auf innovative Systeme. Die eVerwaltungsakte passt perfekt in unser Konzept.“ Damit gehören stapelweise Papierakten dort bald der Vergangenheit an. 

„Wir wollen ein moderner Arbeitgeber sein“: Elmar Steinbacher über die Einführung der eVerwaltungsakte im Justizvollzug

Rund 20 Personen sammeln sich im Büro des Anstaltsleiters, um mitzuerleben, wie die erste eVerwaltungsakte angelegt wird. Unter den Gästen sind Pressevertreter, Anstalts- und Verwaltungsleiter aus Heilbronn und Offenburg, Projektverantwortliche sowie Elmar Steinbacher, Amtschef im Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg. „Wir wollen ein moderner Arbeitgeber sein“, sagt Steinbacher.

Die Einführung der digitalen Akte sei erst der Anfang einer umfassenden Digitalisierungsstrategie. Weitere Projekte, wie elektronische Gefangenenpersonalakten, das Nutzen von Künstlicher Intelligenz, ein Haftraum-Mediensystem mit sicherem Internetzugang und E-Learning-Plattformen sollen bis 2030 in allen Vollzugseinrichtungen des Landes umgesetzt werden. Für das Oberlandesgericht in Stuttgart ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz nicht neu. 

JVA Heilbronn ist Vorreiter für alle Justizvollzugseinrichtungen Baden-Württembergs: 2025 sollen alle nachziehen

„Die Akten sind standortunabhängig abrufbar, was Homeoffice erleichtert“, erklärt Steinbacher. Sie beschleunige die Arbeit, da mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten können. Auch zeitaufwendige Suchvorgänge entfallen. Besonders bei standortübergreifenden Vorgängen sorge sie für eine effiziente Informationsweitergabe. „Als Anstaltsleiter habe ich dann mehr Zeit, mich auf Projekte mit den Gefangenen zu konzentrieren, statt lange Akten zu wälzen“, sagt Vesenmaier.

So wird das Ganze umgesetzt: Bestehende Papierakten bleiben erhalten, während neue digital angelegt werden. Da Akten zehn Jahre nach Entlassung eines Häftlings nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind, wird das System langfristig vollständig digitalisiert. Lediglich bei lebenslänglich Inhaftierten müssten Papierakten schrittweise digitalisiert werden.

350.000 Euro, so Steinbacher, koste die Einführungsphase der eVerwaltungsakte insgesamt für den Justizvollzug Baden-Württembergs. Danach werden mit jährlichen Gesamtkosten zwischen 350.000 bis 400.000 Euro geschätzt. Ein großer Anteil fließe in das landeseigene IT-Zentrum BITBW, das die Server betreibt und für Datensicherheit sorgt. „Sonst könnten wir das Projekt nicht verantworten“, sagt Steinbacher. 

Nicht nur im Justizvollzug, sondern auch im Gesundheitswesen stößt die elektronische Aktenverwaltung zunehmend auf Zustimmung. Das sagen Ärzte aus der Region zur elektronischen Patientenakte. Bereits ein Großteil der Gerichte und Staatsanwaltschaften nutzt die E-Akte. Ein Bundesgesetz aus dem Jahr 2017 verlangt nämlich, dass diese bis Ende 2025 vollständig digital arbeiten. Für Justizvollzugsanstalten, wie etwa in Heilbronn, gilt dies nicht. „Wir machen das, weil wir es wollen, nicht, weil wir es müssen“, sagt Elmar Steinbacher vom Ministerium der Justiz und für Migration Baden-Württemberg. 

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