Scan-Station von Bechtle: Im Jobcenter in Heilbronn hat Papier ausgedient

Wer früher zum Jobcenter der Stadt Heilbronn oder des Landkreises Heilbronn wollte, wurde im Empfangsbereich von mehreren Kopierern begrüßt. Dort konnten Kunden ihre Anträge und Unterlagen kopieren, anschließend wurden die ausgedruckten Schriftstücke per Bote im Gebäude verteilt und in Akten einsortiert.

Diese Zeiten sind vorbei und die Kopierer mussten modernen Scan-Stationen weichen. Erdacht, programmiert und geliefert hat sie der IT-Dienstleister Bechtle aus Neckarsulm. Wer nun mit einem Stoß Papierakten ankommt, wird gebeten, diese an den Stationen zu digitalisieren.

Digitaler Scanner statt Kopierer: Wie Akten digital beim Heilbronner Jobcenter landen

Und das funktioniert so einfach, wie man es sich wünscht: Kräftige Farben zeigen, auf welchen Bildschirm man klicken muss – orange für das Jobcenter der Stadt Heilbronn und blau für das Jobcenter des Landkreises Heilbronn.

Nach der Anmeldung wird das Blatt Papier in den Scanner gelegt, wo es in Sekundenschnelle fotografiert wird. Von dort ist es nur ein Klick zum Abschicken und das Dokument landet in der digitalen Akte des Jobcenter-Kunden. Wer möchte, bekommt eine Kopie per E-Mail. An diesem Donnerstagmittag sind mehrere Kunden mit ihren Papierakten an den Stationen zugange.

„Wir wollen, dass gar kein Papier mehr reinkommt“, erklärt Marco Krebs, Geschäftsführer des Jobcenters Landkreis Heilbronn. Denn mit Papier zu arbeiten sei umständlich, das Kopieren und Verteilen der Papierakten habe früher viel Zeit in Anspruch genommen.

Viele wollen ihre Unterlagen persönlich beim Jobcenter abgeben

Viele Kunden hätten zudem eine Bestätigung gewollt, die jetzt papierlos gemailt wird. So komfortabel wie in Heilbronn könne man seine Anträge fast nirgends abgeben, sagt Krebs. „Wir bekommen Besuch von vielen Jobcentern, die sich unsere Lösungen anschauen.“

Dabei gibt es eigentlich eine Jobcenter-App, mit der man Dokumente ebenfalls ans Jobcenter übermitteln kann. Viele kämen jedoch gerne persönlich vorbei, weiß Robert Wörner, Vize-Geschäftsführer des Landkreis-Jobcenters: „Manchen ist es wichtig, ihre Unterlagen vor Ort abzugeben, weil sie dann das Gefühl haben, sie persönlich übergeben zu haben.“

IT-Dienstleister Bechtle liefert Scan-Stationen für papierlose Akten im Jobcenter 

Die drei Scan-Stationen hat Bechtle verantwortet und sie gemeinsam mit den Jobcentern entworfen sowie die nötige technische Infrastruktur geliefert. Sie sind bald ein Jahr im Einsatz. Der Scan-Bereich der Station ist mit einer Kamera und einem Licht ausgestattet, die Fotos der Dokumente werden in eine PDF-Datei gepackt, auf maximal zehn Megabyte komprimiert und per E-Mail verschickt. Das Projekt sei gut verlaufen, resümieren der Bechtle-Projektverantwortliche Sergej Schloß und Softwareentwickler Marc Meister. „Wir haben gut zusammengearbeitet.“

Nur der letzte Schritt funktioniert noch nicht automatisch: Ein Mitarbeiter muss die gescannten Unterlagen in die elektronische Kundenakte übertragen. Eine direkte Anbindung verbieten die Vorgaben der Bundesarbeitsagentur-Zentrale in Nürnberg.

Warum Künstliche Intelligenz beim Unterlagen-Scannen nicht nützlich wäre

Und was ist mit KI-Funktionen? Technisch ginge zwar noch mehr, wie die Bechtle-Experten betonen. So könnte die Software erkennen, wenn Felder in einem Antrag nicht ausgefüllt sind oder Handschrift in maschinenlesbaren Text übersetzen. 

Der Nutzen für das Jobcenter wäre jedoch begrenzt, wie die Verantwortlichen erklären. Denn ein Antrag auf Bürgergeld und Co. gilt als gestellt, selbst wenn er unvollständig oder falsch ausgefüllt ist. „Außerdem kommt der Faktor Mensch ins Spiel, die Person müsste dann auf den Warnhinweis reagieren und das Feld korrekt ausfüllen“, erklärt Robert Wörner.

Scan-Stationen für Heilbronner Jobcenter ein Erfolg – Mehr Zeit für Kunden

Für die beiden Jobcenter sind die Scan-Stationen schon jetzt ein „voller Erfolg“, wie Marco Krebs betont. Die Kunden würden die Scanner rege nutzen, der Empfang sei entlastet worden und Warteschlangen gebe es dort nun seltener. „Wir haben auch eine Entlastung in den Terminen.“ Dort müsse weniger Zeit mit dem Kopieren von Unterlagen verbracht werden.

Kein Vergleich zu zuvor, erinnert sich Wolfgang Söhner, Chef des städtischen Jobcenters: „Wir haben früher viel Zeit damit verbracht, die Kopierer zu reparieren und Papierstaus zu entfernen.“

Ein paar Probleme gibt es natürlich. So gebe es Kunden, die ihr Handy in den Scanner legen und ablichten oder Dokumente nur zur Hälfte eingelegt werden – nichts, was man nicht lösen könnte. „Unsere Erwartungen wurden übertroffen“, fasst es Söhner zusammen. Auch die Bechtle-Experten betonen: Die Lösung kann problemlos auf weitere Jobcenter ausgeweitet werden.

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