KI im Mittelstand: Wie der Einstieg gelingt

„KI wird die Arbeitswelt revolutionieren.“ Diesen Satz hört man ständig. Gleichzeitig ist vielen noch nicht klar, wie sie Künstliche Intelligenz im Alltag nutzen können – etwa, um Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Der Bretzfelder Informatiker und KI-Architekt Sascha Sambale berät Firmen bei dieser Transformation. Er warnt vor übersteigerten Erwartungen: „Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, wird daraus ein schlechter Digitalprozess“, sagt er.

Zunächst braucht es eine digitale Datenbasis

Bevor es überhaupt um KI geht, sei eine solide Datenbasis entscheidend. „Die beste KI nützt nichts, wenn die Daten fehlen“, sagt Sambale. Viele Unternehmen ließen wertvolle Informationen ungenutzt, weil sie noch in analogen Ordnern schlummern. Die digitale Erfassung, weg vom Aktenschrank, sei der erste Schritt der Transformation, auch um Wissen zu sichern, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen. Die Datenbasis sei die Grundlage, auf der KI später aufbauen könne. Die Digitalisierung biete zudem die Chance, alte Abläufe grundsätzlich zu prüfen. „Die Transformation ist auch eine Gelegenheit, Prozesse zu hinterfragen – ob sie überhaupt noch Sinn machen oder abgeschafft werden können“, so Sambale.

KI-Champion treibt die digitale Transformation im Unternehmen voran

Er rät Mittelständlern, im Unternehmen eine Person zum „KI-Champion“ zu benennen. Diese müsse nicht jeden Prozess im Detail kennen, aber wissen, welche technischen Möglichkeiten es gibt, um Standardprozeduren mithilfe von Automatisierung und, an ausgewählten Stellen, mit KI zu verbessern. Rund 90 Prozent aller Geschäftsprozesse ließen sich durch Automatisierung effizienter gestalten, KI brauche man vor allem, um mit unstrukturierten Daten, verschiedenen Medienformaten oder Klassifikationen umzugehen. Der „KI-Champion“ arbeite dann eng mit den Fachabteilungen zusammen, um mögliche Einsatzfelder zu identifizieren. Ganz wichtig dabei: Er brauche Zeit für Weiterbildungen, um fortwährend auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Sambale nennt als klassische Anwendungsbeispiel das Auslesen und Gruppieren von Dokumenten, etwa Angebotskonditionen für Firmenwagen. Früher hätten Mitarbeitende die Werte mühsam in Excel-Listen eingetragen. Heute könne Automatisierung oder KI diese Aufgabe in Minuten erledigen und so die Entscheidungsgrundlage für den Menschen liefern. Ein weiteres Beispiel seien digitalisierte Mandantenunterlagen beim Steuerberater: „Eine KI kann innerhalb weniger Stunden aus Tausenden von eingescannten Dokumenten die relevanten Informationen extrahieren und sie nach Bedarf ordnen – das hat früher Wochen gedauert.“

Einfacher Einstieg in die Arbeit mit Agenten: n8n

Ein einfacher Einstieg in die Arbeit mit KI-Agenten sei das Werkzeug n8n, sagt Sambale. Damit ließen sich intelligente Workflows aufbauen, die mit einer Entscheidungsebene verknüpft sind. Bei ihm übernimmt das seine virtuelle Assistentin Ava, kurz für Agentic Virtual Assistant. Sie sortiert Mails, archiviert Rechnungen, greift auf den Kalender zu und beantwortet Fragen zu Dokumenten. „Ava weiß auch, wann meine Kinder Sportunterricht haben  und erinnert mich daran, dass sie Sportsachen brauchen“, erzählt Sambale. Jeder Mail-Anhang landet, je nach Relevanz, automatisch in ihrem digitalen Gedächtnis.

KI-Agenten korrigieren sich gegenseitig 

Auch die Website seines Unternehmens SygentiQ hat Sambale mithilfe von KI-Agenten erstellt und ins Arabische sowie Chinesische übersetzen lassen. Für die Übersetzungen nutzte er Gemini, Grok und Perplexity, die sich gegenseitig korrigierten. Für das sogenannte Deep Research setzt er Perplexity und Gemini ein. „Eine KI erstellt dabei einen Rechercheplan, stimmt ihn mit mir ab und liefert anschließend ein Dossier mit Quellenangaben – das ersetzt das Sechs-Augen-Prinzip.“