Trotz digitaler Anträge: Das lange Warten auf den Bafög-Entscheid

Mit dem digitalen Bafög-Antrag geht alles schneller. Darauf hatten viele gesetzt. Vom Gegenteil berichten viele Studierendenwerke in ganz Deutschland. Auch das Studierendenwerk in Heidelberg, das für Studenten an der Hochschule Heilbronn sowie an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg in der Region Heilbronn zuständig ist, beklagt das aktuelle System.

"Drucken, lochen, stempeln, Akten suchen, Akten einhängen, das ist das größte Nadelöhr", sagt Chris Felgner, der die Abteilung Studienfinanzierung leitet. Einen Schub Geschwindigkeit erhofft er sich, wenn in spätestens zwei Jahren die elektronische Akte in Heidelberg eingeführt ist und dann tatsächlich alles digital bearbeitet wird.

Bafög: Anzahl an Anträgen hat beim Studierendenwerk Heidelberg zugenommen

Das schleppende Bafög-System hat vielfältige Ursachen, das verdeutlicht der Abteilungsleiter im Gespräch mit unserer Redaktion. Die Anzahl an Anträgen hat in den vergangenen Jahren zugenommen. Und dann sei zusätzlich der digitale Antrag hinzugekommen. Digital können die Studenten aber nur ihre Anträge ausfüllen, in Heidelberg wird alles noch einmal ausgedruckt.

Mehrere leistungsfähige Drucker hat das Studierendenwerk im Einsatz, zusätzlich befindet sich in jedem Büro der Sachbearbeiter ein Drucker. Chris Felgner schildert eine Situation, als seine Mitarbeiter 400 elektronische Anträge ausdrucken mussten. Tausende Blätter Papier spuckten die Drucker aus, zwei Tage waren Kollegen damit beschäftigt, das Papier dann auch richtig abzulegen. Absurd - das ist ein Wort, an das viele Externe dabei denken.

Mehr Tempo beim Bafög: Daran hakt es beim aktuellen Antragssystem

Chris Felgner kommt aus der freien Wirtschaft und ist im Bafög-Amt erst seit wenigen Jahren zuständig. Deutlich wird, dass er sich über manche Abläufe wundert und hier gern mehr Tempo reinbringen würde. Personell, sagt er, sei die Bafög-Stelle in Heidelberg gut aufgestellt. Die Bafög-Anträge an sich hätten es aber auch in sich. Wenn Studenten daran scheitern, auf Anhieb alles richtig zu machen: Ihnen macht Chris Felgner keinen Vorwurf, im Gegenteil. Der Gesetzgeber informiere nicht richtig, bedauert er.

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Bei den Anträgen spielen viele Aspekte mit rein, oft muss das Studierendenwerk deshalb bei den Studenten nachhaken. Das liegt an den Vorgaben und den vielen Bereichen, die geprüft werden. Wie steht es um die Eltern? Hat beispielsweise der von der Mutter getrennt lebende Vater Immobilien und einen Teil davon schon dem Studenten vererbt? Wie ist es mit Aktien im Besitz des Studenten, wie entwickeln sich deren Werte? Das erschwert es denn auch, wenn es freie Stellen im Bafög-Amt geben sollte. Es brauche mehrere Monate Einarbeitungszeit, bis ein neuer Sachbearbeiter allein tätig sein kann, sagt der Abteilungsleiter.

Wenige Woche oder mehrere Monate: So sieht es in der Region aus

Einzelne Anträge werden in wenigen Wochen entschieden, üblich sind in Heidelberg vier bis sechs Monate. "Das ist enorm", gibt Chris Felgner selbst zu. Zuletzt hatte sich das Studierendenwerk um insgesamt 9500 Anträge im Jahr gekümmert, darunter sind 2300 Anträge aus ganz Deutschland von Studenten, die nach Spanien wollen. Von der Hochschule Heilbronn kamen im Jahr 2023 fast 1400 Anträge. Es geht dabei ausschließlich um Anträge - die Anzahl der ausgedruckten Papiere ist ein anderes Thema.

Chris Felgner rät Studenten, sich rechtzeitig um die Anträge zu kümmern und nicht erst auf den letzten Drücker tätig zu werden. Abiturienten, die ein Studium anstreben, könnten schon vor Studienbeginn einen Antrag auf den Weg bringen und nur noch die Immatrikulationsnummer der Universität nachreichen. Er weiß aber auch, dass viele Studenten händeringend auf die staatlichen Leistungen angewiesen seien. In Heidelberg gebe das Studierendenwerk notfalls auch Mensa-Gutscheine oder Bargeld ab - aber nur in solchen Fällen, in denen "ein nahezu vollständiger Antrag vorliegt". Dazu sagt er: "Wer dann weinend da steht, geht mit Geld raus."

Telefonisch nachzuhaken ist übrigens auch so ein interessantes Thema: Das Telefonsystem des Studierendenwerks hat keine Warteschleife, die man aus den sonst üblichen Telefondiensten kennt. Wer zu einem ungeschickten Zeitpunkt anruft, bekommt ein Besetztzeichen. Auch das wird in Heidelberg überarbeitet.