Wie es mit der Digitalisierung in den regionalen Landratsämtern voran geht

Es gibt digitale Verwaltungsdienstleistungen des Landratsamts Heilbronn, die recht gut genutzt werden: die elektronische Antragstellung für das Schüler- oder Aufstiegs-Bafög, zum Beispiel. Der Antrag für den Kleinen Waffenschein und die Waffenbesitzkarte. Und schließlich der Antrag auf den Schwerbehindertenausweis oder seine Verlängerung.

Letzteres gilt beim Heilbronner Landratsamt derzeit sozusagen als Idealfall, als Vorzeigeprozess für die digitalen Verwaltungsleistungen: Der Bürger reicht einen Antrag an die Verwaltung online ein, die Daten werden ins Fachverfahren übertragen und können beim zuständigen Amt digital weiterverarbeitet werden - also medienbruchfrei. Genau so soll es sein.

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So reibungslos laufen jedoch noch nicht alle E-Dienste im Landratsamt ab. Und auch nicht alle 220 Prozesse und Leistungen können wegen geltendem Recht auch im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) digitalisiert werden. Dennoch: Seit der Corona-Pandemie kommt immer mehr Tempo und Struktur in den Prozess. Schließlich hat die Krise gezeigt, wie wichtig digitale Dienste in Zeiten von geschlossenen Behörden sind.

Und: Die Pandemie wirkte als Treiberin für den Digitalisierungsprozess in den Behörden, indem so mancher gesetzlicher Rahmen neu gesetzt wurde. "Ohne die Pandemie wären wir heute noch nicht so weit", vermutet Petra Stahl, Leiterin des Sachgebiets Information und Kommunikation im Heilbronner Landratsamt.

Sechsköpfiges IT-Team im Einsatz

An dessen Digitalisierung arbeitet ein sechsköpfiges Team. Vier Teammitglieder kümmern sich um die interne Digitalisierung, sie schulen die Mitarbeiter, treten mit ihnen in den Austausch, stellen die Plattform service-bw.de vor, die das Land den Kommunen und Landkreisen für die E-Dienste zur Verfügung stellt. Denn um die Behörde digital zu machen, müssen erst die Ämter umgestellt, die Mitarbeiter eingewiesen und die elektronische Aktenführung flächendeckend eingeführt sein.

"Es ist nicht damit getan, Leistungen zu aktivieren. Die Mitarbeiter müssen involviert und die Leistungen weiterentwickelt werden", sagt David Grimmeisen. Der Leiter des Teams Digitalisierung schätzt: Rund 30 Prozent der Ämter im Landratsamt Heilbronn arbeiten inzwischen mit der E-Akte.

Abhängig vom Kommunalen Rechenzentrum

Mit einem Kollegen ist Grimmeisen für die Umsetzung des OZG im Landratsamt verantwortlich. 86 Leistungen seien online, 70 davon werden über service-bw.de bereitgestellt. Zwar habe man sich verpflichtet, die Landesplattform zu nutzen, sagt Petra Stahl. "Wir wollen aber auch zügig vorankommen." Doch gerade die Erstellung der Prozesse läuft beim Kommunalen Rechenzentrum des Landes "Kom.One" schleppend. Weshalb einige Kommunen und Landkreise ihre eigenen Prozesse parallel erstellen und dafür gemeinschaftlich zusammenarbeiten.

In Kooperation mit einem anderen Landkreis hat der Landkreis Heilbronn zuletzt das Verfahren für den Aufenthaltstitel digitalisiert. Bei den Schnittstellen zu den Fachverfahren bleiben die Kommunen und Landkreise jedoch abhängig vom IT-Dienstleister des Landes. Und noch immer steht eine Großzahl von Leistungen und Prozessen zur Digitalisierung aus. An das zu den Anfängen des OZG im Jahr 2017 erklärte Ziel, alle Dienste bis Ende 2022 online anbieten zu können, glaubt mittlerweile niemand mehr, auch im Innenministerium nicht. Längst ist schon vom OZG 2.0 die Rede.

Für David Grimmeisen steht die Wichtigkeit der E-Dienste außer Frage. "Das OZG hat dafür gesorgt, dass sich Kommunen und Behörden mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen." Gerade als Dienstleister haben diese viel nachzuholen - und der Service muss noch bekannter werden.

E-Dienste beim Hohenlohekreis

Beim Landratsamt Hohenlohekreis können Bürgerinnen und Bürger bislang sechs volldigitalisierte Online-Dienstleistungen in Anspruch nehmen, etwa die Anhörung bei Bußgeldverfahren, die nach Angaben von Sprecher Sascha Sprenger bisher gut genutzt wird.

Allerdings scheinen die Hürden bei den Online-Behördengängen für die Bürger allerdings noch hoch, der Service noch nicht bekannt genug zu sein, so seine Einschätzung. Die Dienste des Landratsamts werden ständig erweitert - geplant sind die Freischaltungen weiterer Prozesse über das Portal service-bw.de noch in diesem Jahr, beispielsweise die Beantragung einer Waffenbesitzkarte.