Shared Desk: Die freie Wahl des Arbeitsplatzes

Zu Hause zu arbeiten war schon vor der Corona-Krise bei T-Systems möglich. "Vor fünf bis acht Jahren haben wir begonnen, den Shared Desk an unseren Standorten einzuführen", erzählt Jan Krellner. Als die Mitarbeiter damals ihren festen Arbeitsplatz aufgeben sollten, seien die Widerstände teils massiv gewesen. In der Pandemie verlegten dann viele ihren Hauptarbeitsplatz ins Homeoffice. Es gilt, sie wieder ins Büro zu locken. "Die Leute müssen sich wieder finden", sagt Krellner.

Mit zweitem Platz beim Deutschen Personalwirtschaftspreis ausgezeichnet

Der Obersulmer Jan Krellner ist vom Standort Leinfelden-Echterdingen aus Bereichsleiter in der Personalabteilung für die ausländischen Standorte von T-Systems und zugleich verantwortlich für weltweite Transformationsprojekte wie etwa "We.Work.New".

Unter dieser Überschrift will die Telekom-Tochter herausfinden, welche neuen Arbeitsmethoden und Bürozuschnitte funktionieren. Beim Deutschen Personalwirtschaftspreis sah die Jury das Projekt gerade mit dem zweiten Platz knapp hinter dem Gewinner.

Die Hälfte der Bürofläche wurde plötzlich nicht mehr benötigt

Finanziert werden die für die Flexibilisierung notwendigen Investitionen über Einsparungen in zweistelliger Millionenhöhe, die sich aus den Neuerungen ergeben: "50 Prozent der Flächen in Deutschland haben wir im vergangenen Jahr abgemietet", sagt Krellner, und er ist sich bewusst: "Wenn die Mitarbeiter das akzeptieren sollen, dann müssen wir ihnen auf der anderen Seite etwas bieten."

Es ist ein riesiger Schritt für das Unternehmen, obwohl "New Work" hier schon länger ein Thema ist. Vor Corona hatten die T-Systems-Verantwortlichen noch versucht, dem Wunsch nach einer Art Heimat bei der Arbeit zu entsprechen. Es gab sogenannte Home Zones, also vertraute Bereiche, in denen man seinen Arbeitsplatz buchte. Jetzt hat nur noch Priorität, wer mit wem zusammensitzen sollte.

Keine Vorzeigesäle, sondern funktionierende, kleine Einheiten

Ansonsten geht es darum, den Raum effizient zu nutzen. Und dieser Raum ist hier wie bei vielen anderen Unternehmen kein transparentes Großraumbüro aus Stahl und Glas. Auch in Leinfelden-Echterdingen wurde im Bestand gearbeitet. Bis auf wenige IT-Projekträume, wo auch mal 20 oder 30 Leute zusammenarbeiten können, sind es die klassischen kleinen "Zellen" mit drei, vier Arbeitsplätzen.

Sie haben nun eine ansprechende Farbgestaltung und dazu die neueste Technik, grundsätzlich zwei Monitore und höhenverstellbare Schreibtische. In den kleinen Konferenz-Räumen stehen Großbildschirme mit Touch-Funktion, Sessel und Sofas.

Mitarbeiter müssen sich rechtzeitig Gedanken machen, wo sie arbeiten

"Wir wollen, dass sich jeder Mitarbeiter spätestens am Vortag Gedanken macht, wie der nächste Tag aussieht, wo und wie er arbeiten will, und dann entsprechend bucht oder das Homeoffice nutzt", erläutert Krellner das Konzept des aktivitäten-basierten Arbeitens oder "activity-based working".

Das geht so weit, dass auch der Arbeitsplatz geräumt wird, wenn man zu einer Besprechung in den Konferenzraum umzieht. Wenn es aber keinen Grund gebe, ins Büro zu kommen, dann dürfe jeder weiterhin aus dem Homeoffice arbeiten. "Entsprechend attraktiv muss das Büro sein", so Krellner, "denn wir kämpfen darum, dass die Leute freiwillig zurückkommen".

Konzept kommt auch bei Kunden an

Als IT-Dienstleister ist T-Systems ohnehin schon zum großen Teil in der neuen Arbeitswelt zu Hause, wo Agilität das zentrale Schlagwort ist. "Viele unserer Kunden und Partner sind an dem Konzept interessiert, und doch müssen wir auch unseren Mitarbeitern und Führungskräften noch Hilfestellung geben", betont Krellner.

Denn es sei vor allem eine Transformation der Unternehmenskultur, die man nicht verordnen kann. Am Ende zähle auch nur, was funktioniert. "Wir wollen nichts überstülpen, sondern kontrollieren den Erfolg." Und sollten die Räume nicht wie vorgesehen genutzt werden, dann wird wieder umgebaut. Leerstand will man sich bei T-Systems nicht mehr leisten.

Das Unternehmen

28.000 Menschen in rund 20 Ländern arbeiten für T-Systems. Leinfelden-Echterdingen ist als ehemaliges Hauptquartier der früheren Daimler-Tochter Debis mit 1500 Mitarbeitern der größte deutsche Standort.

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