Künftig sortiert bei der Stadt Heilbronn eine KI die Post

Das KI-Festival in Heilbronn sollte Künstliche Intelligenz begreifbar machen. Der Digitalisierungsbeauftragte der Stadt Heilbronn, Thomas Laue, und der Projektleiter E-Akte, Jörg Diebel, nutzten die Chance, ein Projekt beim Festival direkt anzugehen. "Wir wollten Nägel mit Köpfen machen", sagt Laue. Und siehe da: Bereits an jenem Wochenende Mitte Juli stand das System, und Jörg Diebel berichtete anderen Besuchern, wie jetzt aus einem aufwendigen, Tage dauernden Prozess eine Sache von Sekunden wird.

Derzeit undenkbar: Ein Tag für die Zustellung im Haus

"Naja", schränkt Diebel ein, "die KI braucht natürlich nur Sekunden, um den Text auszuwerten. Der gesamte Vorgang dauert länger." Aber die Post, die auf Papier bei der Stadt ankomme, solle künftig innerhalb eines Tages eingescannt, ausgewertet und an den richtigen Adressaten im Haus weitergeleitet werden.

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"Das ist ein großer Fortschritt." Bisher dauerte die Zustellung der Papiere über die Hauspost viele Tage, teils mehr als eine Woche. Und damit sind dann auch noch sechs Mitarbeiter oder mehr beschäftigt.

Mehr als Stichwortsuche Herzstück des neuen Systems ist Semantha, eine Software des KI-Startups Thingsthinking aus Karlsruhe, die den Text von Dokumenten analysiert und nach selbst definierten Kriterien auswertet. Sie sucht dabei nicht nur nach Stichworten wie "Rechnung", sondern kann auch anhand der Formulierungen zuordnen, ob es sich bei einer Zuschrift um ein Lob, eine Beschwerde, einen Antrag oder beispielsweise eine angeforderte Einreichung handelt. Erkennt Semantha das Dokument, wird es automatisch an das richtige Postfach weitergeleitet.

Jetzt fängt die Arbeit erst richtig an

Das Projekt selbst wurde nicht an einem Wochenende geboren und ist auch noch lange nicht fertig. Es ist Teil der Einführung der E-Akte bei der Stadt Heilbronn, der elektronischen Akte. "Das ist ein umfassendes Projekt", sagt Jörg Diebel. "Wir müssen aus Papieren schließlich ein digitales Original erzeugen."

Dafür gibt es eine technische Richtlinie, die sogenannte TR Resiscan. Nur wenn ein Scan dieser Richtlinie entspricht, gibt es Rechtssicherheit und das Papier-Dokument darf auch vernichtet werden.

Am Ende soll jedenfalls alles komplett digital laufen. "Wir wollen ja nicht, dass eingescannte Dokumente einfach wieder ausgedruckt werden", sagt Laue. Das sei das Problem bei einer "hybriden Aktenführung", halb digital, halb analog.

Bisher keine fertigen Lösungen erhältlich

Die automatisierte Auswertung war schon länger ein Wunsch bei den Verantwortlichen. Doch eine Software, die intelligent, anpassungsfähig und offen ist, das habe man in der Vergangenheit vergeblich gesucht, erzählen die beiden. In der Regel arbeiteten fertige Systeme mit eigenen Dokumenten-Management-Systemen (DMS).

Die Stadt Heilbronn nutzt bereits ein eigenes Cloud-System. Zudem haben einzelne Fachbereiche besondere Anforderungen. Und vor allem gibt es bei einer kommunalen Behörde natürlich immer wieder Urkunden und Dokumente, für die besondere Sicherheits- oder Zugriffsbeschränkungen gelten. "Diese Vorgaben erfüllt Semantha", sagt Laue.

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Jetzt geht es ins Training

Noch muss die Künstliche Intelligenz allerdings trainiert werden. Dafür wurden 800 Dokumente eingescannt, mit denen die Kriterien in mehreren Durchgängen immer feiner justiert werden.

Nächstes Jahr soll es dann in die Produktivphase gehen. Dafür braucht es eine Scanstraße, die in der Lage ist, mit unterschiedlichsten Materialien umzugehen und die digitalen Signaturen gleich einzufügen. Es ist eine Investition, die nicht jede kleine Gemeinde stemmen könnte.

Daher hält es Laue auch für möglich, dass man die Technik irgendwann auch anderen Kommunen als Dienstleistung zur Verfügung stellt. Was die KI angeht, so sei man immer auch im Austausch mit anderen Großstädten. Ein ähnliches Projekt laufe etwa in Ludwigsburg, wo historische Akten digitalisiert werden.

In Heilbronn wird mit Semantha künftig Bereich für Bereich umgestellt. Die E-Akte soll bis 2028 vollständig eingeführt sein. Dann wird nicht nur die Post digital verteilt, sondern es sollen auch Prozesse verschlankt werden. Die Verwaltung will bis dahin dem eigenen Anspruch gerecht werden, auf die Anliegen der Bürger zügig zu reagieren. Bisher ist das in vielen Fällen schlicht unmöglich.

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