Kommt das papierlose Büro?

Seit es Internet und E-Mail gibt, wird diese Vision immer wieder beschworen: Das Büro wird papierlos, alles lässt sich elektronisch erledigen. Lange sah es trotzdem nicht danach aus - im Gegenteil. Kein Wunder, dass inzwischen viele Mails von Unternehmen und Institutionen den Schlusssatz enthalten: "Denken Sie an die Umwelt und verzichten Sie möglichst darauf, diese Mail auszudrucken."

Der Widerstand gegen eine Clean-Desk-Policy war groß

Es geht nicht nur um Mails. In Büros stapelt sich noch vielfach Papier, weil Unterlagen als unverzichtbar gelten. "Als wir die festen Arbeitsplätze bei uns aufgegeben haben, wurde vieles davon gescannt", erzählt Matthias Glaser, Bereichsleiter Niederlassungssteuerung bei der Adolf Würth GmbH & Co. KG (AWKG).

Zuvor, erzählt Glaser, war der Widerstand groß gegen eine Clean-Desk-Policy - die Vorgabe, Schreibtische abends sauber zu hinterlassen. "Es ist schwer, gegen die Sammlermentalität anzukommen."

Corona hat das geändert. Jetzt hat jeder Mitarbeiter nur noch ein persönliches Schließfach und einen eigenen Laptop-Computer. Der Arbeitsplatz muss gebucht werden. Glasers Bereich war Vorreiter bei Würth. Seine Mitarbeiter wurden ins Konzept eingebunden.

Wer zwei Tage zu Hause arbeitet, braucht keinen eigenen Schreibtisch

Inzwischen sind 30 Prozent der Büros bei der AWKG in Künzelsau auf ähnliche Weise umgestellt. Und auch bei anderen Unternehmen muss man sich inzwischen seinen Arbeitsplatz buchen. Desksharing heißt das Zauberwort, und das bietet auch Einsparpotenzial, wie das Beispiel T-Systems zeigt.

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Leinfelden-Echterdingen/Obersulm

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Shared Desk: Die freie Wahl des Arbeitsplatzes

Magazin wanderte ins Internet

Der Trend zieht sich durch viele Bereiche. So berichtet ein Sprecher der IHK Heilbronn-Franken: "Digitalisierung war schon vor der Corona-Pandemie ein Thema." Das Mitgliedermagazin "w.news" wurde komplett von Print auf Online umgestellt, der tägliche Pressespiegel, Anmeldeverfahren zu Veranstaltungen oder Weiterbildungen sowie zahlreiche Serviceangebote wurden digitalisiert.

Aber im Bereich der hoheitlichen Aufgaben, die die IHK wahrnimmt, sei häufig noch die Papierform vorgeschrieben. "Allerdings ist auch hier eine starke Tendenz zur Digitalisierung zu verzeichnen."

Weniger Büromaterial verbraucht

Die Pandemie hat die Veränderungen beschleunigt. Mobiles Arbeiten wurde forciert und Videokonferenzen eingeführt - was mittlerweile zum Standard gehört. Die Folge: "Durch das verstärkte mobile Arbeiten hat sich der Verbrauch an Büromaterial merklich verringert", sagt der Sprecher. Die Veränderungen sollen weitgehend bestehen bleiben, hat sich die IHK-Leitung vorgenommen. "Einzig die Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen wird angestrebt, sobald es die Corona-Lage zulässt."