Wie digital sind die Hohenloher Verwaltungen?

Welche Parameter sagen aus, wie digital eine Gemeindeverwaltung ist? Wie lang die Regale mit Aktenordner sind? Ob die Kinder per App zur Betreuung angemeldet werden können? Stehen Formulare online? Sind Termine auf der Homepage aktuell?

Homeoffice ja, aber wie?

Zusätzlich zu den Merkmalen in der Grafik (siehe unten) hatten wir noch gefragt nach der Ausstattung für Schüler und Lehrer und ob die Verwaltungsmitarbeiter im Homeoffice arbeiten können, dazu eigene Hardware benutzen und auf sämtlich Dienstprogramme Zugriff haben. WLan an Schulen ging in den allermeisten Fällen mit Tablets für Schüler und Lehrer einher. Daher wurde diese Abfrage unter "Schule" zusammengefasst. Auch beim Homeoffice hatten die meisten Kommunen angegeben, dass es möglich ist und die Mitarbeiter Zugriff auf die Programme haben. Unterschiede gab es bei der Ausstattung der Arbeitsplätze.

Digitalisierung hatte Priorität

Wo also stehen die Kommunen? Viele grüne Haken hat die Stadt Künzelsau. "In den vergangenen Jahren wurde der digitale Ausbau unserer Stadtverwaltung kontinuierlich vorangetrieben. Auch unter den Herausforderungen der Corona-Pandemie wurde deutlich, wie wichtig es ist, digital gut aufgestellt zu sein", erklärt Stadtsprecherin Elke Sturm. Ziel sei, den Service für die Einwohner, aber auch für Gemeinderäte und Besucher der Stadt zu optimieren und sukzessive immer mehr Leistungen auch digital anzubieten.

Persönliche Erreichbarkeit bleibt wichtig

Das reiche im Moment vom Melden des Wasserzählerstandes - was mittlerweile viele Städte anbieten - bis zur Gemeinderatsarbeit, Bürgerbeteiligung und mehr. Dazwischen liege ein großes Online-Angebot. Auf der Homepage seien viele Formulare online abrufbar für Pässe, Bauantrag und mehr. "Was rechtlich möglich ist, wird online angeboten." Im Aufbau befinde sich die Beteiligungsplattform Civocracy. Zur Zeit werde der digitale Posteingang für die Stadtverwaltung und die digitalisierte Bauakte vorbereitet. Besonderer Fokus lag auf der IT-Ausstattung der Schulen. Und schon im Kindergarten wird angesetzt: Eltern können Infos zu den Betreuungseinrichtungen online abrufen und ihre Kinder für eine Einrichtung anmelden über das Onlineportal Little Bird und die Kita-Info-App. Vieles ist digital möglich. Dennoch betont Elke Sturm, dass der persönliche Kontakt möglich sein muss. Das Bürgerbüro im Rathaus habe 54 Stunden in der Woche geöffnet, auch samstags.

Nicht mehr Papier von Büro zu Büro tragen

Die Pandemie hat die Digitalisierung beschleunigt, sagt auch Michael Walter, Sprecher der Stadt Öhringen. Web-Meetings intern und extern seien zwischenzeitlich normal. Er sagt: "Die Digitalisierung der Verwaltung hat einen guten Grad erreicht, wenn auch der interne Workflow, also der Umgang mit Dokumenten und die Abläufe weitgehend digital funktionieren, also nicht mehr Papier von Büro zu Büro getragen werden muss, und die Regalmeter an Ordnern langsam kürzer werden."

Dazu brauche man ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS), in dem die Daten gemäß den Anforderungen an den Datenschutz gespeichert sind. Laut Michael Walter ist ein Maß für die Digitalisierung die Anzahl der Bürgerdienste: Anträge für Hundesteuer, Antrag für Führerschein, Ausweis, Sondernutzung, Bauanträge, Terminbuchungen, Bezahlverfahren und mehr. Mit Blick auf den Datenschutz sei das aber nicht einfach umzusetzen.

Digitalisierungsbeauftragter eingestellt

Öhringen habe seit Jahren schon ein DMS und seit längerem auch schon einen Digitalisierungsbeauftragten. Derzeit ist es Christian Deibert, der Elternzeitvertretung macht. Gut laufe, dass für das Einwohnermeldeamt Termine online angeboten werden. Auch das Anhörungsverfahren für Strafzettel sei online möglich. Aktuell werde die Homepage umgebaut, damit dann über die Plattform des Landes viele Bürgerdienste möglich sind. Die neue Homepage soll nach der Sommerpause online gehen. Das Stadtbauamt arbeite an der digitalen Bauakte. Die Steuerakten der Kämmerei müssen digitalisiert werden, sagt Walter, das Rechenzentrum habe dafür aber aktuell keine Kapazitäten zur Verfügung. Personalakten seien im Hauptamt bereits digitalisiert. "Es tut sich etwas und wir geben mit unserem neuen Digitalisierungskollegen richtig Gas, um noch kundenfreundlicher und in diesem Falle auch digitaler zu werden", sagt Walter.

Alle Bürger mitnehmen

Wichtig sei aber auch, alle Bürger mitzunehmen, auch die, die kein Smartphone haben. Mathea Weinstock, Sprecherin der Landkreisverwaltung betont, dass der Digitalisierung auch im Landratsamt große Bedeutung beigemessen wird. In diversen Bereichen wie dem Gesundheitsamt sei die Pandemie ein Motor der Digitalisierung gewesen.

Das Angebot der digitalen Dienstleistungen für die Bürger werde weiter ausgebaut, so dass landeseinheitliche Prozesse nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) auch im Hohenlohekreis nutzbar sind.