Bots KAI und Sulmi im Einsatz: Künstliche Intelligenz entlastet Verwaltungen

Jedes Dokument, das im Landratsamt Heilbronn eingeht, einzeln zu öffnen, die relevanten Daten zu erkennen, diese von Hand abzutippen und sie anschließend an die zuständigen Mitarbeiter zu verteilen – das erfordert Manpower, Konzentration und Zeit. Seit Sommer dieses Jahres übernimmt diese Aufgabe in einem Fachbereich des Landratsamts Heilbronn der hauseigene Post-Bot KAI. Die Software analysiert KI-basiert eingehende Dokumente wie etwa Anträge oder Arztbriefe, erkennt deren Inhalt – auch handschriftliche Notizen – und leitet sie an die jeweiligen Sachbearbeiter weiter.

 Post-Bot KAI: Fleißiges Helferlein im Landratsamt Heilbronn entlastet Mitarbeiter

„Inzwischen hat das fleißige Helferlein mehr als 10.000 Dokumente verarbeitet und somit spürbar zur Entlastung des Teams beigetragen“, heißt es in einer Pressemitteilung des Landratsamtes. Die Mitarbeitenden können sich dadurch stärker auf fachliche Aufgaben und Bürgeranliegen konzentrieren.

Der fleißige KI-„Kollege“ sei ein Eigengewächs, entwickelt durch das Team Digitalisierung im Landratsamt. Der Bot soll nun auch in anderen Bereichen des Landratsamts implementiert werden und könnte perspektivisch auch einmal anderen Verwaltungen zur Verfügung gestellt werden.

Bürgernah und effizient – damit hat KAI nun auch die Jury des Staatsanzeiger-Awards 2025 überzeugt: In der Kategorie „Digitalisierung und Innovation“ hat er es bei insgesamt 49 Einsendungen unter die Top drei geschafft. Ob es der Post-Bot des Landratsamtes Heilbronn ganz nach oben auf das Siegertreppchen schafft, zeigt sich am 19. März bei der Preisverleihung im Landesmuseum Württemberg in Stuttgart.

Sulmi in Neckarsulm hat Antworten auf fast alle Fragen

Digitaler wird nun auch die Stadtverwaltung in Neckarsulm. Der neue Chat-Bot Sulmi beantwortet Fragen und erleichtert die Navigation auf der städtischen Homepage. Der „freundliche, KI-unterstützte Chat-Bot hilft gerne weiter“, ob es nun um Veranstaltungen, Öffnungszeiten der städtischen Ämter und Dienststellen oder auch Fragen sind, die über die Zuständigkeit des Neckarsulmer Rathauses hinausgehen.

Zum Beispiel kommt auf die Frage „Wo kann ich meinen Führerschein umtauschen?“ in Sekundenschnelle die ausführliche Information, dass man sich dafür ans Landratsamt wenden muss. Sogar der genaue Ablauf, die dafür notwendigen Unterlagen und die Kosten listet Sulmi auf. 

Bei manchen Fragen stolpert Sulmi aber noch – entweder weil es keine Informationen dazu auf der städtischen Homepage gibt oder weil die Angaben nicht ganz aktuell sind. Bei der Frage „Wann ist die nächste Gemeinderatsitzung?“ wird nicht auf den kommenden Donnerstag, 11. Dezember, verwiesen, sondern auf den 25. September. 

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